1. Pobieranie zestawu protokołów: Przed rozpoczęciem realizacji zlecenia pracownik ma obowiązek pobrać odpowiedni zestaw protokołów z biura, który jest dostosowany do zakresu planowanej realizacji. Protokół ogólny, zwany serwisowym, jest niezbędny i musi być zawarty w zestawie. Zapewnienie adekwatnego dokumentowania działań pozwala na pełną kontrolę procesu oraz gwarantuje spójność i kompletność dokumentacji.

2. Sporządzanie protokołów po zakończeniu prac: Po zakończeniu prac na obiekcie pracownik musi sporządzić odpowiednie protokoły dokumentujące realizację i zakończenie prac. To potwierdza wykonanie zleconych działań i jest kluczowe dla przekazania informacji z powrotem do siedziby firmy.

3. Przekazywanie wypełnionego protokołu do siedziby firmy: Wypełniony protokół należy przekazać do siedziby firmy niezwłocznie po zjeździe z miejsca zlecenia, najpóźniej następnego dnia roboczego. Terminowe dostarczenie dokumentacji pozwala na szybką reakcję oraz uniknięcie opóźnień w przetwarzaniu danych.

4. Przekazywanie protokołu serwisowego do oddzielnego zbioru: Protokół serwisowy, zawierający informacje o dokonanej ingerencji w układ oraz wpisy do Centralnego Rejestru Operatorów, należy przekazać do oddzielnego zbioru w biurze. To pozwala na skuteczne segregowanie dokumentów i łatwiejsze odnajdywanie potrzebnych informacji w przyszłości.

5. Segregator zawierający wskazane protokoły: Segregator zawierający protokoły powinien być podzielony na identyfikacje operatora oraz zestawienia ilości i rodzajów użytych fluorowanych gazów oraz substancji kontrolowanych. Taka struktura ułatwia zarządzanie dokumentacją i umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.

Podsumowując, system dokumentowania czynności jest kluczowy dla zapewnienia przejrzystości, kompletności i zgodności z obowiązującymi przepisami. Odpowiednie procedury związane z przygotowaniem, sporządzaniem i przekazywaniem protokołów są istotne dla skutecznego funkcjonowania firmy oraz zapewnienia wysokiej jakości świadczonych usług.